Sammendrag

Første fysiske årsmøte (generalforsamling) siden 2019 ble avholdt 12.05.2022 på Ekeberg skole. Med to fullmakter var det 14 fremmøtte.

I tillegg til årsregnskap, årsmelding og styrehonorar (økt fra kr 158.000 til 200.000), som alle ble godkjent, ble det stemt over følgende saker:

  • Kameraovervåkning: nedstemt mot 1 stemme
  • Bidrag til grendehus på kr 15.000: enstemmig vedtatt

Saker til orientering ble tatt til orientering av årsmøtet, deriblant en undersøkelse om røyking utendørs, som ikke ga grunnlag for endringer i husordensreglene.

Legg også merke til nytt punkt i husordensreglene om løse gjenstander i garasjene. Kun hjulsett, takboks, sykkelstativ og ladekabler er tillatt. Alle andre gjenstander må fjernes pga brannsikkerhet.

Fullstendig protokoll finner du her og i Usbl-portalen under Viktige dokumenter (usbl.no)

 

Nytt styre ikke valgt - en aldri så liten konstitusjonell krise

Ingen av tre kandidater som hadde meldt interesse muntlig for styreverv var til stede, og ingen hadde meldt seg som kandidat til styreledervervet. I følge vedtektene skal denne velges særskilt, og uten kandidat kunne følgelig ikke årsmøtet velge ny styreleder.

Uoffisiell valgkomité (Youssef Msaouri) skal ha samtaler med kandidatene, men mye tyder på at vi må skaffe en ekstern styreleder. Det vil koste borettslaget minimum kr. 70.000 ekstra i året, altså ca. 70 kr pr andel pr mnd i gjennomsnitt. Dette beløpet kan øke til det dobbelte og sikkert en god del mer, dersom vi venter at en ekstern styreleder også skal påta seg visse praktiske oppgaver innen f.eks. HMS.

Styret og valgkomiteen vil arbeide videre med å fremskaffe eksterne eller interne kandidater og kalle inn til ekstraordinært årsmøte så snart som mulig før sommeren.

 

Hva med deg - kan du tenke deg å bli styreleder?

Før man melder seg til et frivillig verv, er det naturlig å spørre hva vervet går ut på, og hvor mye tid som går med i det daglige.

Det er selvsagt ikke fritt frem hva man skal jobbe med, men som styreleder har du mulighet til å påvirke, gjøre noe med saker du brenner for, og skaffe deg erfaring til andre verv eller til og med jobber utenfor borettslaget.

Å være styreleder består først og fremst i å sørge for at hjulene holdes i gang, enten ved at forretningsfører, vaktmester og andre leverandører gjør det de skal eller at andre styremedlemmer utfører tildelte oppgaver.

Å være styreleder trenger ikke å bety at du gjør vesentlig mer arbeid enn de andre styremedlemmene, selv om mange henvendelser om uforutsette ting naturlig nok går direkte til styreleder, og en del formelle dokumenter må behandles av styreleder. Ofte handler det om å fordele oppgavene ut fra kapasitet, preferanser og tidligere erfaring.

Det finnes nok mer komplette lister av en styreleders oppgaver enn denne, men den bør likevel gi et innblikk i en styreleders hverdag:
  • Du må sørge for at det avholdes styremøter ved behov, og at de viktigste tingene behandles, vedtas og dokumenteres. Her kan du få hjelp av en styresekretær styret velger selv, bl.a. til møtereferat
  • Du må sørge for at de andre styremedlemmene får gjort sine oppgaver og bistå ved behov
  • Du holder et spesielt øye på HMS-aktiviteter som f.eks. kontroller, og avvik som må utbedres. Her kan du dra fordel av en egen HMS-ansvarlig i styret, men husk at du er sluttansvarlig for dette veldig viktige området! Forresten får styret veldig god hjelp av HMS-systemet Bevar HMS, som sender påminnelser og gjør det mulig å planlegge gjentatte aktiviteter som f.eks. årlig kontroll av lekeplass
  • Du må godkjenne alle fakturaer, etter at et annet styremedlem har bekreftet varemottak ihht bestilling. En del fakturaer blir betalt uten godkjenning, som f.eks. strøm, offentlige avgifter og avdrag på lån. Dette tar ikke mye tid, men av og til får vi fakturaer til andre borettslag, som vi selvsagt ikke skal godkjenne!
  • Du må sjekke med jevne mellomrom - gjerne når du godkjenner fakturaer - at vi har midler til å betale regninger fremover. Her får du hjelp av et "speedometer" i Usbl-portalen, og selvsagt oversikt over bankinnskudd og utbetalte fakturaer
  • Du sørger for at det ikke gjøres mange dyre innkjøp samtidig, for å unngå for lav saldo på bankkontoen
  • Du har ofte første kontakt med leverandører av nye oppdrag. Etterhvert tar andre styremedlemmer over innenfor sitt område, hvis det ikke gjelder et område du håndterer selv
  • Du må sørge for at styret overholder alle frister for budsjettering, regnskap, årsmøteforberedelser og meldinger til det offentlige. Her får du god hjelp av forretningsfører
  • Du står for det meste av kontakt med eksterne parter som Usbl, Byskogen borettslag og offentlige myndigheter
  • Du utfører praktiske oppgaver på linje med andre styremedlemmer. Det kan være å ta i mot en leverandør på befaring, utlevere nøkler, sjekke en defekt garasjeport eller gå på befaring i en bolig i forbindelse med f.eks. en forsikringssak
  • Du svarer på henvendelser som ikke gjelder andre styremedlemmers tildelte ansvarsområder men bistår selvsagt de andre ved behov. Eksempler er klager, varsel om HMS-avvik o.l.
  • Du godkjenner nye andelseiere, som er en ren formalitet
  • Du legger ut artikler på ekebergpark.no, men det kan de andre styremedlemmene også gjøre hvis de ønsker det
Så hvor mye tid går det med til dette? Det styrer du til en viss grad selv, f.eks. ved å ringe beboere og andre i stedet for å bruke mye tid på å utveksle e-poster. Noen ganger er det best å la styreinterne ting ligge og heller bruke energien på de viktige tingene for beboerne. Det finnes altså ikke noe fasitsvar, men mellom to og fem timer i uken må man i hvert fall regne med, nærmere og ofte mer enn fem hvis større tiltak settes i gang. I rolige perioder kan det være nærmere to timer.